Belegungssensor im Büro: Wie misst du die Belegung von Arbeitsplätzen?

Dein Buchungstool meldet für Dienstag ein volles Büro, doch wer um elf Uhr durch die Fläche geht, sieht jeden zweiten Schreibtisch leer. Genau diese Lücke zwischen Buchung und tatsächlicher Nutzung schließt ein Belegungssensor im Büro. Er erfasst, ob an einem Arbeitsplatz oder in einem Arbeitsbereich wirklich ein Mensch sitzt, und liefert dazu einen Zeitstempel. Aus diesen Zuständen berechnest du später, wie stark einzelne Plätze, Teams oder ganze Etagen genutzt werden.

Technisch gibt es zwei Wege: kleine Sensoren unter jeder Tischplatte oder einen Deckensensor wie den Milesight VS121, der mehrere Arbeitsplätze auf einmal überblickt und Personen in bis zu 16 eingezeichneten Bereichen anonym zählt. Welcher Weg passt, hängt weniger vom Gerät ab als von drei Fragen: Brauchst du Werte pro Schreibtisch oder pro Fläche? Wie rechnest du Lücken und Pausen in die Auslastung ein? Und wie bleibt das Ganze datenschutzrechtlich sauber?

Was ist ein Belegungssensor und wie funktioniert er?

Ein Belegungssensor beantwortet eine einfache Frage: Ist in einem definierten Bereich gerade mindestens eine Person anwesend? Die Antwort schickt er als Zustand oder als Personenzahl an eine Plattform, wo daraus Zeitreihen und Auswertungen entstehen. Im Büro kommen dafür vor allem zwei Messprinzipien zum Einsatz.

Der klassische Arbeitsplatzsensor sitzt unter der Tischplatte und arbeitet mit passiver Infrarottechnik (PIR). Er reagiert auf Wärmebewegungen, also auf Beine, Hände und Körperbewegungen im Bereich vor dem Stuhl. Solche Geräte laufen meist mit Batterie und überwachen genau einen Platz. Ihr Schwachpunkt: Wer lange still liest, bewegt sich kaum, deshalb arbeiten PIR-Sensoren mit einer Haltezeit, nach der ein Platz erst wieder als frei gilt.

Der zweite Weg ist ein optischer Sensor an der Decke. Der Milesight VS121 hat ein Weitwinkelobjektiv mit 190 Grad horizontalem und 112 Grad vertikalem Sichtfeld und erkennt Menschen per KI-Bildanalyse direkt im Gerät. Über LoRaWAN überträgt er nur Zahlen: wie viele Personen sich in einem Bereich befinden oder ob ein Bereich belegt ist. Der Hersteller gibt bis zu 95 Prozent Genauigkeit bei der Belegungserkennung an.

In beiden Fällen läuft der Datenweg gleich: Sensor, LoRaWAN-Gateway, Netzwerkserver und schließlich ein Dashboard oder eine Datenbank, in der du die Belegung auswertest.

Arbeitsplatz-Belegungssensor: Einzelplatz oder ganzer Bereich?

Ein Sensor pro Schreibtisch liefert die eindeutigste Zuordnung. Jeder Messwert gehört zu genau einem Platz, und du kannst später sagen, dass Tisch 14 an drei von fünf Tagen leer stand. Der Preis dafür ist der Aufwand: Bei 80 Arbeitsplätzen verwaltest du 80 Geräte, 80 Batterien und 80 Zuordnungen in deiner Plattform. Wird ein Tisch umgestellt oder ausgetauscht, muss die Zuordnung mitwandern.

Ein Deckensensor arbeitet anders. Du montierst ein Gerät über einer Tischgruppe und zeichnest in der Konfiguration Bereiche ein, zum Beispiel einen pro Schreibtisch oder einen pro Vierertisch. Der VS121 kann für jeden dieser Bereiche entweder belegt oder frei melden oder die genaue Personenzahl liefern. Dafür braucht er Strom an der Decke: Die LoRaWAN-Version wird über USB-C mit 5 V und 3 A versorgt und nimmt laut Datenblatt bis zu 9,4 W auf. Eine Batterieversion gibt es nicht, du planst also eine Steckdose oder ein Netzteil im Deckenbereich ein.

Welcher Ansatz besser passt, entscheidet die Frage, die du beantworten willst. Geht es um die Flächenauslastung im Büro, also darum, wie viele Plätze ein Team wirklich braucht, reichen Werte pro Tischgruppe oft völlig aus. Willst du dagegen einzelne Plätze bewerten, etwa ruhige Fensterplätze gegen Plätze am Gang, brauchst du eine saubere Trennung pro Schreibtisch. Eine verlässliche Bereichsbelegung ist dabei mehr wert als eine scheinbar präzise Platzkarte, die Personen regelmäßig dem Nachbartisch zuordnet.

Wie misst du die Arbeitsplatzbelegung beim Desk Sharing?

Beim Desk Sharing hast du bereits Buchungsdaten, und genau die verleiten zu falschen Schlüssen. Eine Buchung sagt, dass jemand kommen wollte. Ein Desk Sharing Sensor sagt, ob tatsächlich jemand dort saß. Was kein Sensor weiß: wer dort sitzt und ob der Platz gebucht war. Der VS121 erfasst pro Bereich neben Belegung und Personenzahl auch die durchschnittliche und maximale Verweildauer. Erst der Vergleich mit den Buchungen zeigt, wie hoch der Anteil gebuchter, aber nicht genutzter Plätze ist und wie oft Kolleginnen und Kollegen spontan an ungebuchten Tischen arbeiten.

Halte diese Informationen deshalb getrennt: gebucht und belegt, gebucht und leer, ungebucht und belegt. Wer die Sensordaten direkt mit der Buchung verrechnet, verliert genau diesen Unterschied. Sinnvoll ist außerdem ein Messzeitraum über mehrere Wochen, damit Wochentage, Ferienzeiten und Teamtage vergleichbar werden. Eine einzelne Woche zeigt eher Zufälle als Muster.

Lege vor dem Start fest, was als Nutzung zählt. Kurze Belegungen von wenigen Minuten, etwa wenn jemand nur seine Jacke ablegt oder kurz etwas nachschaut, verzerren die Statistik nach oben. Pausen verzerren sie nach unten, wenn jede Kaffeepause eine neue Sitzung beginnt. Eine praktikable Regel könnte lauten: Belegungen unter zehn Minuten werden ignoriert, Unterbrechungen unter 15 Minuten beenden die Nutzung nicht. Die genauen Werte bestimmst du selbst, wichtig ist nur, dass sie dokumentiert sind und für alle Bereiche gleich gelten.

Die wichtigsten Kennzahlen beim Desk Sharing sind die Spitzenbelegung pro Tag, die durchschnittliche Belegung in der Kernzeit und die Verteilung über die Wochentage. Daraus ergibt sich, ob die geplante Sharing-Quote trägt oder ob der Dienstag regelmäßig an seine Grenze stößt.

Schreibtisch-Belegungssensor: Unter dem Tisch oder an der Decke?

Ein Schreibtisch-Belegungssensor unter der Platte ist schnell montiert, meist mit Klebepad oder zwei Schrauben, und zeigt in Richtung Stuhl. Probleme entstehen bei höhenverstellbaren Tischen: Wer im Stehen arbeitet, steht oft außerhalb des Erfassungsbereichs. Auch ein weit zurückgeschobener Stuhl, Kabelwannen oder ein Rollcontainer direkt unter dem Sensor können die Erkennung stören. Prüfe deshalb, wie deine Tische tatsächlich genutzt werden, bevor du die Montageposition festlegst.

An der Decke gelten andere Regeln. Für sitzende Personen empfiehlt Milesight beim VS121 eine Montagehöhe von mehr als 2,5 Metern, die Linse zeigt senkrecht nach unten. Die Deckenplatte sollte mindestens 30 mm stark sein, befestigt wird das Gerät mit vier Dübeln in 6-mm-Bohrungen. Für die Bereichszählung nennt der Hersteller eine Beleuchtungsstärke von mehr als 20 Lux, starkes Sonnenlicht und harte Hell-Dunkel-Kontraste solltest du vermeiden, weil Personen im Gegenlicht schwerer zu erkennen sind.

Der häufigste Planungsfehler an der Decke ist die Sichtlinie. Hohe Monitore, Trennwände zwischen den Tischen und Regale verdecken sitzende Personen, besonders am Rand des Sichtfelds, wo der Sensor schräg auf die Plätze blickt. Zeichne die Arbeitspositionen deshalb in einen einfachen Grundriss ein und markiere alle Hindernisse über Tischhöhe. Entscheidend ist, wo die Person sitzt, nicht der Umriss der Tischplatte auf dem Plan.

Erkennt ein Belegungssensor eine Tasche auf dem Stuhl?

Nein, und das ist für die Auswertung meist genau richtig. Ein PIR-Sensor unter dem Tisch reagiert auf Wärmebewegung. Eine Tasche oder ein Laptop strahlt keine bewegte Wärme ab, der Platz gilt nach Ablauf der Haltezeit als frei. Der VS121 an der Decke sucht im Bild nach Menschen. Eine Tasche auf dem Stuhl ist für das Erkennungsmodell keine Person und wird nicht gezählt.

Beide Verfahren messen also körperliche Anwesenheit und nicht, ob jemand einen Platz für sich beansprucht. Für die Raumplanung ist das ein Vorteil: Du siehst, wie lange Plätze wirklich genutzt werden, und nicht, wie lange sie mit Gegenständen blockiert sind. Wenn Taschen und Jacken auf leeren Plätzen ein Problem sind, ist das eine Frage der Büroregeln, etwa einer Clean-Desk-Vereinbarung, und keine Aufgabe für den Sensor.

Ganz ohne Grenzen ist die Bilderkennung trotzdem nicht. Milesight nennt drei Faktoren, die die Genauigkeit senken: Haar- oder Kleidungsfarben, die dem Boden sehr ähneln, schwarze Böden und Wände, die viel Licht schlucken, und starke Kontraste mit Gegenlicht. Für Büros mit vielen Gegenständen wie Büchern, Druckern und Lampen gibt es eine eigene Erkennungseinstellung, für aufgeräumte Besprechungsräume eine zweite. Eine über die Stuhllehne gehängte Jacke oder ein Mantel auf dem Besucherstuhl gehört deshalb in deinen Pilottest, statt sich auf Annahmen zu verlassen.

Wie berechnest du die Auslastung von Arbeitsplätzen?

Die Grundformel ist einfach: belegte Zeit geteilt durch beobachtete Zeit. Die Tücke steckt im Nenner. Angenommen, ein Platz wird in der Kernzeit acht Stunden lang beobachtet, für zwei Stunden fehlen aber verlässliche Daten, etwa wegen einer Funkstörung. War der Platz in drei der sechs gültigen Stunden belegt, beträgt die Auslastung 50 Prozent. Teilst du durch acht Stunden, kommst du auf 37,5 Prozent und behandelst die unbekannte Zeit stillschweigend als ungenutzt.

Zeige deshalb immer zwei Werte zusammen: die Auslastung und die Datenabdeckung. Sonst sieht ein Bereich mit Übertragungsproblemen aus wie eine besonders ruhige Ecke im Büro. Berechne die Belegungsdauer außerdem aus Zeitstempeln und Zuständen, nie aus der Zahl empfangener Nachrichten. Ein Sensor, der alle fünf Minuten meldet, schickt bei gleicher Belegung ein Vielfaches an Nachrichten im Vergleich zu einem Sensor, der nur Zustandswechsel überträgt.

Für die Flächenplanung zählt neben dem Durchschnitt vor allem die Spitze. Ein Beispiel: Eine Etage hat 40 Plätze. Über den Tag gemittelt sind 15 belegt, das entspricht 37,5 Prozent. Am Dienstag um elf Uhr sitzen aber 26 Menschen gleichzeitig dort, also 65 Prozent. Wer nur den Durchschnitt betrachtet, plant zu knapp. Wer nur die Spitze sieht, übersieht, dass die Fläche an vier von fünf Tagen halb leer steht.

Wenn du die Raumbelegung messen willst, definiere zuletzt den Kalender: Kernzeiten, Wochenenden, Feiertage und gesperrte Plätze verändern die Vergleichsbasis. Vergleiche Bereiche nur über gleich definierte Zeiträume.

Ist ein Belegungssensor im Büro DSGVO-konform?

Das hängt nicht allein vom Gerät ab, sondern davon, wie du es einsetzt. Der VS121 verarbeitet das Bild im Gerät und überträgt über LoRaWAN nur Zählwerte und Belegungszustände. Milesight beschreibt die Erkennung als anonym ohne Gesichtserkennung und führt die DSGVO unter den Konformitätsangaben.

Trotzdem gibt es Punkte, die du klären musst. Zur Einrichtung zeigt der Sensor über seine WLAN-Konfigurationsseite ein Livebild, damit du die Bereiche einzeichnen kannst. Dafür bietet er einen Unschärfemodus und bis zu acht Privatsphäre-Masken. Sichere den Zugang mit einem starken Passwort und beschränke ihn auf die Personen, die die Installation betreuen.

Heikler als das Bild sind oft die Daten selbst. Sobald ein Platz fest einer Person zugeordnet ist oder du Belegungsdaten mit Namen aus dem Buchungssystem verknüpfst, werden aus anonymen Zählwerten personenbezogene Daten. Wer die Flächenauslastung verstehen will, braucht das nicht. Aggregierte Werte pro Bereich und Stunde reichen dafür aus.

In Deutschland kommt das Betriebsverfassungsgesetz dazu. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Binde ihn und deinen Datenschutzbeauftragten früh ein, lege Zweck, Zugriff und Speicherdauer schriftlich fest und erkläre den Beschäftigten, was gemessen wird und was nicht.

Milesight VS121: Wie viele Arbeitsplätze erfasst ein Sensor?

Zwei Grenzen bestimmen die Antwort: die erfasste Fläche, die von der Montagehöhe abhängt, und die Zahl der Bereiche, die du einzeichnen kannst. Milesight erlaubt bis zu 16 Bereiche pro Sensor. Die Fläche wächst mit der Höhe, wie die Herstellerangaben für die Bereichszählung zeigen:

Die Tabelle zeigt, dass die Fläche immer ein langes Rechteck ist. Bei typischen Bürohöhen um 3 Meter deckt ein Sensor rund 67 Quadratmeter ab, bei 4 Metern sind es 127,84 Quadratmeter. Für Hallen und hohe Lofts gibt es die High-Ceiling-Variante, die von 5 bis 7 Metern Höhe arbeitet.

Ein Rechenbeispiel für 3 Meter: Eine Doppelreihe aus gegenüberstehenden Tischen mit 1,6 Metern Breite und 80 Zentimetern Tiefe braucht mit Stuhlzone auf beiden Seiten etwa 3,2 Meter Breite. Auf 14 Metern Länge passen acht Tische pro Seite, also 16 Plätze. Das entspricht genau dem Limit von 16 Bereichen. In der Praxis verdecken Monitore und Trennwände am Rand des Sichtfelds jedoch eher Personen, deshalb ist es klug, mit weniger Plätzen pro Sensor zu planen oder die Randplätze zu Gruppen zusammenzufassen. Funkseitig arbeitet der VS121 im EU868-Band als LoRaWAN-Gerät der Klasse C und braucht ein Gateway in Reichweite.

Wie testest du Belegungssensoren vor dem Rollout?

Starte mit einem kleinen, repräsentativen Bereich, der die schwierigen Fälle enthält: Plätze am Fenster mit Gegenlicht, höhenverstellbare Tische, Plätze mit großen Monitoren und einen Gang mit Durchgangsverkehr. Teste benachbarte Plätze gleichzeitig, denn Überschneidungen zwischen zwei Bereichen fallen bei Einzeltests nicht auf.

Spiele typische Situationen bewusst durch: stilles Lesen ohne Bewegung, Tippen, Arbeiten im Stehen, eine Kollegin, die sich über den Tisch beugt, ein zweiter herangezogener Stuhl, eine Tasche auf dem Sitz und eine Jacke über der Lehne. Notiere dazu, was du vor Ort siehst, und vergleiche es mit den Daten im Dashboard. Ergänzend helfen Stichproben zu festen Uhrzeiten über mehrere Tage, bei denen jemand die belegten Plätze von Hand zählt.

Weicht ein Wert ab, ordne den Fehler einer Stelle zu: Erkennung, Bereichszuordnung, Funkübertragung oder Auswertungsregel. Ändere immer nur eine Einstellung auf einmal, sonst weißt du am Ende nicht, was geholfen hat. Prüfe auch die Lücken: Der VS121 kann laut Hersteller bis zu 1.000 Datenpakete speichern und nach einer Verbindungsstörung nachsenden. Deine Plattform muss diese Nachzügler anhand ihrer Zeitstempel richtig einsortieren.

Wiederhole den Test nach jeder Umgestaltung. Ein neuer Monitorarm, eine zusätzliche Trennwand oder ein verschobener Tisch kann eine bisher saubere Bereichskarte unbrauchbar machen.

Belegungssensor fürs Büro kaufen: Worauf solltest du achten?

Kläre vor dem Kauf zuerst, ob du Werte pro Schreibtisch oder pro Tischgruppe brauchst. Für die Flächenplanung reicht oft die Gruppe, für die Bewertung einzelner Plätze brauchst du eine saubere Trennung. Prüfe dann die Montage: Ein Deckensensor wie der VS121 braucht für sitzende Personen mehr als 2,5 Meter Höhe, freie Sicht ohne hohe Trennwände, mindestens 20 Lux und eine Stromversorgung an der Decke. Die Montagehöhe bestimmt die erfasste Fläche, das Limit von 16 Bereichen die maximale Zahl getrennt ausgewerteter Plätze. Plane außerdem ein LoRaWAN-Gateway, eine Plattform, die Zeitstempel und Datenlücken sauber verarbeitet, und eine Auswertungsregel für Pausen und Kurzbelegungen. Beim Datenschutz zählen aggregierte Daten, ein geschützter Konfigurationszugang und eine frühe Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem.

Ein Pilot über einige Wochen zeigt dir, ob dein Belegungssensor im Büro die Plätze so erfasst, wie du es brauchst. Wenn du einen passenden Sensor suchst, findest du unsere Modelle in der Kategorie Personenzähler.